Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: November 2025

Für den Kauf unserer KI-Server Helion Pro, Max und Ultra gelten gesonderte Bedingungen: AGB für Helion-Server.

Präambel & Anbieterkennzeichnung

Vertragspartner ist: Mindspace Solutions GmbH
Mohorner Straße 13, 01159 Dresden
(im Folgenden "Mindspace Solutions GmbH" genannt).

(Gilt für alle Leistungen und Vertragsarten)

§ 1 Geltungsbereich & Zielgruppe (B2B)

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle gegenwärtigen und zukünftigen Geschäftsbeziehungen zwischen der Mindspace Solutions GmbH und ihren Kunden.
2. Das Angebot der Mindspace Solutions GmbH richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.
3. Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, die Mindspace Solutions GmbH stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Dies gilt auch dann, wenn die Mindspace Solutions GmbH in Kenntnis der AGB des Kunden die Leistung vorbehaltlos ausführt.

§ 2 Vertragsschluss

1. Die Angebote der Mindspace Solutions GmbH sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.
2. Der Vertrag kommt erst durch die schriftliche Auftragsbestätigung (auch per E-Mail) seitens der Mindspace Solutions GmbH oder durch den Beginn der Leistungserbringung zustande.

§ 3 KI-Disclaimer & Transparenzpflichten (EU AI Act)

1. Keine Gewähr für KI-Output: Der Kunde erkennt an, dass die eingesetzten KI-Systeme auf Wahrscheinlichkeiten basieren ("stochastische Systeme"). Die Mindspace Solutions GmbH übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Freiheit von Rechten Dritter bei den generierten Ergebnissen ("Output"). Eine inhaltliche Prüfung der Ergebnisse durch einen Menschen ("Human-in-the-Loop") vor der geschäftlichen Verwendung obliegt allein dem Kunden.
2. Kennzeichnungspflicht: Sofern der Kunde die KI-Lösungen nutzt, um Inhalte für Dritte (z. B. seine eigenen Kunden oder Mitarbeiter) zu generieren, verpflichtet er sich, die geltenden Transparenzpflichten des EU AI Acts einzuhalten. Er stellt sicher, dass Dritte erkennen können, dass sie mit einem KI-System interagieren oder dass Inhalte künstlich generiert wurden.

§ 4 Preise, Preisanpassung & Zahlungsbedingungen

1. Alle genannten Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig.
3. Elektronische Rechnung (E-Rechnung): Gemäß den gesetzlichen Vorgaben ab dem 01.01.2025 erfolgt die Rechnungsstellung elektronisch (z. B. per E-Mail oder als XRechnung). Der Kunde sichert zu, technisch in der Lage zu sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
4. Preisanpassung: Bei Verträgen mit wiederkehrenden Leistungen (z. B. SaaS-Abonnements oder Wartungsverträge) ist die Mindspace Solutions GmbH berechtigt, die Preise einmal jährlich angemessen (maximal um 10 %) anzupassen, um gestiegene Infrastruktur- oder Personalkosten auszugleichen. Die Preisanpassung wird dem Kunden mindestens 4 Wochen vor Wirksamwerden in Textform angekündigt.

§ 5 Vertraulichkeit, Datenschutz & IT-Sicherheit

1. Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.
2. Kein Training mit sensiblen Kundendaten: Die Mindspace Solutions GmbH sichert zu, dass sensible kundenspezifische Daten (z.B. internes Wissen, Bankverbindungen Kontaktdaten etc.) in isolierten Instanzen verarbeitet werden. Diese Daten werden nicht zum Training öffentlicher Basis-Modelle (Foundation Models) verwendet, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.
3. IT-Sicherheit: Die Mindspace Solutions GmbH setzt technische und organisatorische Maßnahmen nach aktuellem Stand der Technik ein, um die Sicherheit der Systeme und Daten zu gewährleisten.

§ 5b Datenportabilität & Löschung

1. Der Kunde hat während der Vertragslaufzeit das Recht, die von ihm eingegebenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
2. Löschung von Projektdaten: Zur Minimierung von Datensicherheitsrisiken ist die Mindspace Solutions GmbH berechtigt, rohe Projekt- und Trainingsdaten 3 Monate nach Projektabschluss unwiderruflich zu löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder der Kunde nicht kostenpflichtig eine längere Speicherung beauftragt hat.

§ 6 Haftung

1. Die Mindspace Solutions GmbH haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei der schuldhaften Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
3. Haftungsausschluss Drittanbieter: Soweit die Leistungen der Mindspace Solutions GmbH auf der Verfügbarkeit von APIs oder Diensten Dritter (z. B. OpenAI, Microsoft Azure etc.) beruhen, haftet die Mindspace Solutions GmbH nicht für Ausfälle, Leistungsänderungen oder Abschaltungen durch diese Drittanbieter.

§ 7 Mitwirkungspflichten & Verzug

1. Der Kunde ist verpflichtet, alle für die Umsetzung notwendigen Informationen, Zugänge (z. B. API-Keys) und Testdaten rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.
2. Verzug durch Kunde: Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten trotz Fristsetzung nicht nach (z. B. fehlendes Feedback, keine API-Freigabe), ist die Mindspace Solutions GmbH berechtigt, die bis dahin erbrachten Leistungen abzurechnen und das Projekt vorübergehend einzustellen ("on hold"). Etwaige Wiederanlaufkosten oder Wartezeiten werden dem Kunden in Rechnung gestellt.
3. Erhält die Mindspace Solutions GmbH keine Zuarbeit, ist sie nach 3 maliger Erinnerung und einer jeweiligen Frist von 2 Wochen zudem berechtigt, das Projekt als abgeschlossen zu sehen und die volle Projektsumme in Rechnung zu stellen.

§ 7a Korrekturschleifen

1. Soweit im Angebot nicht ausdrücklich anders definiert, sind zwei (2) Korrekturschleifen pro Leistungsphase im Festpreis enthalten, bei einem maximalen Zeitaufwand von 2 Stunden.
2. Eine Korrekturschleife beinhaltet Anpassungen am bestehenden Konzept oder Code auf Basis des ursprünglichen Briefings. Die Umsetzung neuer Funktionen oder grundlegender Konzeptänderungen ist nicht enthalten.
3. Weitere Änderungswünsche gelten als Change Request (§ 8) und werden nach tatsächlichem Zeitaufwand berechnet.

§ 8 Change Request Verfahren

1. Wünscht der Kunde nach Vertragsabschluss Änderungen am vereinbarten Leistungsumfang, prüft die Mindspace Solutions GmbH die Auswirkungen auf Zeitplan und Kosten.
2. Solange kein entsprechender Nachtrag beauftragt ist, setzt die Mindspace Solutions GmbH die Arbeiten nach dem ursprünglichen Plan fort.

§ 9 Abnahme

1. Nach Fertigstellung des Werkes fordert die Mindspace Solutions GmbH den Kunden zur Abnahme auf.
2. Meldet der Kunde innerhalb von 14 Tagen nach Bereitstellung der Leistung keine wesentlichen Mängel, gilt die Leistung als abgenommen. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden.

§ 10 Nutzungsrechte

1. Mit vollständiger Bezahlung der Vergütung erhält der Kunde das einfache, nicht ausschließliche, räumlich unbeschränkte Nutzungsrecht an der erstellten Lösung für seine eigenen Geschäftszwecke.
2. Die Mindspace Solutions GmbH behält sich das Recht vor, die zugrundeliegenden Methoden, generischen Code-Bibliotheken und Konzepte ("Background IP") auch für andere Kundenprojekte zu nutzen.

§ 11 Dienstvertragliche Leistung

Soweit die Mindspace Solutions GmbH Beratungs- oder Schulungsleistungen erbringt, handelt es sich um Dienstleistungen gemäß §§ 611 ff. BGB. Geschuldet wird das fachliche Bemühen um den Bestmöglichen Rat, jedoch kein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg beim Kunden.

§ 11a Verfall von Zeitkontingenten (Retainer)

Werden Beratungs- oder Supportstunden als monatliches Kontingent ("Retainer") vereinbart, so sind diese im jeweiligen Monat abzurufen. Nicht genutzte Stunden verfallen 3 Monate nach Ende des jeweiligen Monats. Eine Auszahlung oder eine zeitlich unbegrenzte Ansammlung von Stunden ist ausgeschlossen.

§ 12 Ausfallhonorar (Stornierung)

Bei Absage oder Verschiebung fest vereinbarter Workshop- oder Beratungstermine durch den Kunden gilt folgende Staffelung:

• Bis 7 Werktage vor Termin: Eine Verschiebung ist kostenfrei möglich.
• Bis 2 Werktage vor Termin: 50 % des vereinbarten Honorars werden als Ausfallhonorar fällig.
• Weniger als 2 Werktage vor Termin: 100 % des vereinbarten Honorars werden fällig.

§ 13 Hardware (Local AI Hub)

1. On-Premise-Bereitstellung: Die Hardware (Local AI Hub) wird dem Kunden zur Nutzung in dessen eigenen Räumlichkeiten überlassen ("On-Premise").
2. Verantwortlichkeiten im Betrieb: Der Kunde ist verantwortlich für die Bereitstellung der notwendigen Betriebsumgebung (u.a. unterbrechungsfreie Stromversorgung, Kühlung, physische Zugangssicherung und Netzwerksicherheit). Schäden an der Hardware oder Datenverluste, die auf eine unsachgemäße Umgebung oder fehlende Sicherungsmaßnahmen des Kunden zurückzuführen sind, gehen nicht zu Lasten der Mindspace Solutions GmbH.
3. Eigentumsvorbehalt: Die gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung sämtlicher Forderungen aus der Geschäftsverbindung im Eigentum der Mindspace Solutions GmbH.
4. Gewährleistung: Für Hardware-Lieferungen im B2B-Bereich beträgt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche 12 Monate ab Ablieferung.

§ 14 SaaS & Cloud-Dienste (Cloud AI Hub)

1. Serverstandort & Hosting: Das Hosting der SaaS-Anwendungen erfolgt ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (EU/EWR), vorzugsweise in Deutschland. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung zwingend notwendig ist und ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.
2. Verantwortungsabgrenzung: Die Mindspace Solutions GmbH schuldet die technische Verfügbarkeit der Plattform am Übergabepunkt zum Internet. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Sicherheit seiner Zugangsdaten, die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen seiner Nutzer sowie für die Rechtmäßigkeit der von ihm in die Cloud hochgeladenen Inhalte und Daten.
3. Verfügbarkeit: Die Mindspace Solutions GmbH gewährleistet eine Verfügbarkeit der Cloud-Dienste von 98,5 % im Jahresmittel, ausgenommen sind angekündigte Wartungsarbeiten.
4. Laufzeit: Soweit im Angebot nicht anders bestimmt, beträgt die Mindestvertragslaufzeit 12 Monate. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird.

§ 15 Referenznennung

Die Mindspace Solutions GmbH ist berechtigt, den Kunden nach Vertragsschluss unter Nennung des Firmennamens und Verwendung des Firmenlogos als Referenz zu nennen, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich schriftlich widerspricht.

§ 16 Gerichtsstand & Rechtswahl

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Dresden.